PDF sicher teilen – mit persönlichen Links

Beim sicheren Teilen erhält jeder Empfänger einen persönlichen Link zu Ihrem PDF. Zum Öffnen fordert der Empfänger einen Einmalcode an, der an seine E-Mail-Adresse geht. Sie sehen, wer das PDF geöffnet hat, und können jeden Link jederzeit widerrufen.

So erstellen Sie einen sicheren Link

1. Öffnen Sie im Workspace das ⋯-Menü des Projekts und wählen Sie Zugriff & sicheres Teilen.
2. Wählen Sie unter Zugriffsmodus die Option Gesichert. Der Bereich Sicheren Link erstellen erscheint.
3. Geben Sie die E-Mail des Empfängers ein.
4. Optional: Wählen Sie unter Läuft ab Datum und Uhrzeit und geben Sie einen Wasserzeichentext ein. Vorschau ansehen zeigt das Wasserzeichen auf dem Cover.
5. Klicken Sie auf Sicheren Link erstellen. Ist Gesichert noch nicht gespeichert, speichert Viewnamic den Modus zuerst.
6. Kopieren Sie den Link mit Kopieren und schicken Sie ihn selbst an den Empfänger, zum Beispiel per E-Mail.

Der Link wird nur einmal angezeigt. Nach dem Schließen des Dialogs lässt er sich nicht mehr anzeigen. Haben Sie ihn verloren, widerrufen Sie ihn und erstellen einen neuen.

Wiederholen Sie die Schritte für jeden Empfänger: Jede Person erhält ihren eigenen Link.

Was Empfänger sehen

1. Der Empfänger öffnet den Link und sieht den Dialog Geschütztes PDF. Er zeigt seine E-Mail-Adresse teilweise verdeckt und – falls Sie ein Ablaufdatum gesetzt haben – bis wann der Link gültig ist.
2. Er klickt auf Bestätigungscode senden und erhält eine E-Mail mit einem sechsstelligen Code. Der Code gilt 10 Minuten.
3. Er gibt den Code ein und klickt auf Code prüfen. Das PDF öffnet sich, mit Ihrem Wasserzeichen, falls Sie eines festgelegt haben.

Der Code geht immer an die Adresse, die Sie eingegeben haben. Leitet jemand den Link weiter, kann die andere Person das PDF ohne den Code aus diesem Postfach nicht öffnen. Die Bestätigung gilt eine Stunde; danach fordert der Empfänger einen neuen Code an. Gesicherte Publikationen werden nie zum Herunterladen angeboten, und wer den normalen Link öffnet, sieht nur, dass das PDF geschützt ist.

Sehen, wer das PDF geöffnet hat

Unter Bestehende sichere Links hat jeder Empfänger eine Zeile mit Ablaufdatum, Wasserzeichen und Erstellungsdatum. Sie zeigt außerdem, wann zuletzt ein Bestätigungscode angefordert wurde und wann das PDF geöffnet wurde: zum ersten Mal, zuletzt und wie oft.

Zusätzlich erhält das Teammitglied, das den Link erstellt hat, eine E-Mail, wenn der Empfänger einen Code anfordert und wenn er das PDF öffnet – oder der Kontoinhaber, falls diese Person keinen Zugriff mehr auf die Publikation hat. Diese E-Mails enthalten nur die Adresse des Empfängers, den Namen des Dokuments und die Uhrzeit.

Alle diese E-Mails kommen auf Deutsch oder Englisch: der Code in der Sprache des Browsers des Empfängers, die E-Mails zum Link in der Sprache, in der ihr Empfänger Viewnamic zuletzt genutzt hat.

Link widerrufen

1. Öffnen Sie Zugriff & sicheres Teilen für das Projekt.
2. Klicken Sie unter Bestehende sichere Links neben dem Empfänger auf Widerrufen und bestätigen Sie.

Der Link öffnet das PDF nicht mehr. Ein Empfänger, der ihn öffnet, sieht, dass der Link nicht mehr gültig ist, und wird gebeten, bei Ihnen einen neuen anzufordern. Dasselbe gilt, wenn ein Link abläuft.

Wechseln Sie den Zugriffsmodus von Gesichert zu Nur per Link oder Öffentliche Seite, werden alle aktiven sicheren Links der Publikation widerrufen. Widerrufene Links lassen sich nicht wiederherstellen.

Sicheres Teilen mit Einmalcodes und Empfänger-Wasserzeichen gehören zum Tarif Individuell. Die Felder für Ablaufdatum und Wasserzeichen erscheinen nur, wenn Ihr Tarif sie enthält. Sprechen Sie uns an, wenn Sie sicheres Teilen brauchen.